Uitgewerkt voorbeeld · fictieve gegevens
Een planner delegeert de opvolging van leveringen.
De planner geeft een opdracht en voegt een klantdeadline toe. Agents onderzoeken de orders, benaderen leveranciers en verwerken updates. De planner kan dezelfde controle dagelijks laten uitvoeren.
Dit voorbeeld laat een mogelijke inrichting zien. Het beschrijft geen opgeleverd klantproject of gemeten resultaat.
Orderopvolging
Uitvoering & uitzonderingen
Leveranciersantwoord gekoppeld aan de openstaande order
Leverdatum in ERP bijgewerkt. Klant geïnformeerd. Opvolgtaak afgesloten.
Automatisch afgehandeldVoorstel wijkt af van de afgesproken verzendkosten
Kosten en alternatieven aan de orderverantwoordelijke voorgelegd.
Besluit medewerker nodigIllustratie van een mogelijke inrichting, geen live klantomgeving.
De uitvoering uitgewerkt
- Betrokken systemen
- ERP · Leveranciersmail · Vervoerder · CRM
- Hoe het werk nu gaat
- De planner loopt open orders na, zoekt leveranciersmail en controleert klantafspraken. Nieuwe informatie wordt handmatig in ERP en planning overgenomen.
- Wat de agent uitvoert
- De agent controleert openstaande orders op ontbrekende of verlopen leverafspraken. Hij vraagt een update op, koppelt het antwoord aan de juiste order en controleert het tegen de bestaande afspraken. Een bevestigde wijziging binnen de regels wordt in het ERP verwerkt. De klant of interne verantwoordelijke krijgt de relevante update.
- Wat de medewerker zelf doet
- De planner vraagt: ‘Controleer onze open orders. Vraag ontbrekende leverdata op en werk de planning bij.’ Hij voegt zijn kennis toe: deze klant moet vóór vrijdag geleverd krijgen. De agent geeft die order prioriteit. Na de eerste ronde stelt de planner in dat de controle elke werkdag wordt uitgevoerd, zonder code of technische kennis.
- Grenzen en herstel
- Een voorstel voor duurdere verzending of een andere leverancier gaat eerst ter goedkeuring naar een medewerker. Voor elke update wordt gecontroleerd of de order nog actueel is. Mislukte systeemupdates worden gelogd en hersteld zonder dezelfde klant twee keer te mailen.
- Wat Silvant hiervoor bouwt
- Silvant bouwt de koppeling tussen orderregels, leveranciersberichten, klantafspraken en planning. Datumcontroles, gelijktijdige orderwijzigingen, dubbele berichten en herstelpaden worden vooraf uitgewerkt en getest. Die uitvoering blijft beschikbaar voor nieuwe opdrachten van planners.
- 01
Opdracht geven
De planner beschrijft het werk en kan een klantafspraak toevoegen.
- 02
Onderzoeken en opvolgen
De agent controleert orders en vraagt ontbrekende leverdata op.
- 03
Uitvoeren of voorleggen
Bevestigde gegevens worden verwerkt; extra kosten vragen goedkeuring.
- 04
Werkwijze instellen
De planner maakt van de opdracht een dagelijkse controle.
Herken je dit werk?
Vertel hoe jouw team het nu doet en welke systemen erbij betrokken zijn.