Uitgewerkt voorbeeld · fictieve gegevens
Klantgesprekken verwerken en offertes opvolgen.
Een klein verkoopteam wil klantafspraken en openstaande offertes bijhouden. Agents werken dossiers bij, bereiden opvolging voor en verzamelen wat nodig is voor een nieuwe offerte.
Dit voorbeeld laat een mogelijke inrichting zien. Het beschrijft geen opgeleverd klantproject of gemeten resultaat.
- Aanvraag
- 12 werkplekken
- Gewenste levering
- Begin november
- Volgende stap
- Na klantoverleg op donderdag
‘Donderdag bespreken we de indeling. Bel me daarna even over de definitieve aantallen.’
Conceptbericht klaar. Definitieve aantallen ontbreken nog voor de offerte.
De uitvoering uitgewerkt
- Betrokken systemen
- CRM · E-mail · Gespreksnotities · Offertesoftware
- Hoe het werk nu gaat
- Afspraken staan in notities en e-mail. Na een klantgesprek moet de verkoper het CRM bijwerken, een collega om prijzen vragen en onthouden wanneer de offerte opgevolgd moet worden. Bij overdracht ontbreekt soms de reden achter een afspraak.
- Wat de agent uitvoert
- De agent koppelt gespreksnotities en e-mails aan het juiste klantdossier. Hij haalt afspraken, gevraagde producten en vervolgstappen eruit, werkt toegestane velden bij en maakt taken aan. Voor een offerte verzamelt hij product- en prijsinformatie en markeert ontbrekende specificaties. Opvolgberichten worden als concept klaargezet.
- Wat de verkoper zelf doet
- De verkoper vraagt: ‘Welke offertes wachten deze week op een reactie? Bereid de opvolging voor.’ Hij kan aangeven dat een klant pas na een intern overleg benaderd wil worden. Die afspraak wordt meegenomen. Hij kan dezelfde controle voortaan voor zijn eigen klanten laten uitvoeren, zonder CRM-automatiseringen te bouwen.
- Klantafspraken blijven leidend
- Een onduidelijke klantmatch of tegenstrijdige notitie vraagt controle. De agent verzint geen koopintentie, prijs of korting. De verkoper beoordeelt de offerte en verzending. Toegang blijft beperkt tot de afgesproken dossiers; een opvolgopdracht geeft geen extra rechten op klantgegevens.
- Wat Silvant hiervoor bouwt
- Silvant bouwt klantidentificatie, de koppelingen met CRM en offertes en de regels voor bijwerken en opvolgen. Bronverwijzingen laten zien waar een afspraak vandaan komt. Controles voorkomen dat een oud gesprek een recente wijziging overschrijft of dat dezelfde klant dubbel wordt benaderd.
- 01
Gesprek vastleggen
Notities en beschikbare correspondentie worden aan het dossier gekoppeld.
- 02
Afspraken verwerken
Velden en taken worden bijgewerkt met verwijzingen naar de bron.
- 03
Opvolging voorbereiden
De agent maakt een bericht of verzamelt de gegevens voor een offerte.
- 04
Controleren en versturen
De verkoper beoordeelt inhoud en timing voordat het bericht uitgaat.
Herken je dit werk?
Vertel hoe jouw team het nu doet en welke systemen erbij betrokken zijn.